Als ondernemer krijg je vrijwel dagelijks te maken met een oceaan aan data. Klantengegevens, financiële informatie, personeelsdossiers – via alle kanten stroomt het binnen. En met die digitale rijkdom komt een flinke portie verantwoordelijkheid. Want wat gebeurt er als die kostbare informatie in verkeerde handen zou komen te vallen? Of als je ontdekt dat je eigenlijk helemaal geen idee hebt welke data je precies verzamelt? Je wilt immers het vertrouwen van je klanten behouden en jezelf beschermen tegen boetes of imagoschade. Hier duiken we in de vijf belangrijkste dingen die elke ondernemer moet weten over dataverantwoordelijkheid.
1. Begrijp de essentie van de AVG (en verder)
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is je startpunt. Dit kan ook wel gezien worden als de fundering van de dataverantwoordelijkheid die je neemt. Centraal staat hierbij het beschermen van persoonsgegevens en de rechten van individuen.
Zorg dat je weet wanneer en waarom je gegevens mag verwerken (de grondslagen), hoe je toestemming vraagt, en welke rechten mensen hebben (inzage, correctie, vergetelheid). Naast AVG-complicance moet je voor ethisch datagebruik ook nadenken over de impact van je data op mensenlevens, zelfs als de letter van de wet het toestaat.
2. Weet precies welke data je verzamelt en waarom
Veel te veel ondernemers verzamelen meer data dan nodig is. Daar ziet niet iedereen direct een probleem in, maar het is wel goed om te weten dat elk extra datapunt een extra verantwoordelijkheid is én een potentieel risico.
Breng het geheel daarom kristalhelder in kaart: welke gegevens verzamel je, van wie, en met welk specifiek doel? Is die geboortedatum van een websitebezoeker écht nodig voor je marketingcampagne, of volstaat een leeftijdscategorie? Hoe minder data, hoe minder risico. Het concept is hier: data-minimalisatie.
3. Beveilig je data op actieve wijze
Cybercriminelen slapen niet, en jouw bedrijfsdata staat op hun verlanglijstje. Sterke wachtwoorden zijn het absolute minimum, maar denk ook aan tweefactorauthenticatie, regelmatige updates van de back-ups en gecodeerde opslag.
Vergeet trouwens je medewerkers niet. Sterker nog, zij zijn vaak de zwakste schakel. Een onschuldige klik op een verdachte link kan zomaar maanden werk tenietdoen.
Een goede beveiliging is geen eenmalige actie, maar een continu proces van alertheid en aanpassing. Het is daarom nooit verkeerd om met regelmaat te kijken naar de stand van zaken en recente dreigingen te bespreken, en indien nodig basisregels te herhalen.
4. Wees transparant en open over je databeleid
Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Wees daarom zo open en eerlijk mogelijk over hoe je met data omgaat. Een heldere privacyverklaring is een must! Maar ook in je communicatie kun je laten zien dat je transparant bent. Het liefst leg je in Jip-en-Janneke taal uit welke data je verzamelt, waarom, en hoe mensen hun rechten kunnen uitoefenen. Grote kans dat je klanten jouw eerlijkheid waarderen, en dat bouwt loyaliteit op.
5. Durf expertise in te schakelen
Data-ethiek en privacy zijn complexe onderwerpen die niet in een hokje te plaatsen zijn en bovendien constant bewegen. Het is dan ook logisch dat je als ondernemer niet overal een specialist in kunt zijn. Wees dus niet bang om hulp in te schakelen.
Denk aan juridisch advies voor je privacyverklaring, of een gespecialiseerde Privacy Consultancy voor een audit van je processen. Op die manier weet je zeker dat je op koers ligt en volledig kunt focussen op wat jij het beste doet.
Jouw bedrijf veilig in een data-gedreven wereld
Het beschermen van de data van jouw klanten en medewerkers is meer dan een verplichting; het is een kans om je te onderscheiden en vertrouwen op te bouwen. Bij The Privacy Cooperation hebben we een uitgebreid netwerk van zorgvuldig geselecteerde specialisten in privacy consultancy, AVG-compliance en FG-schap. Wij staan klaar om jou te helpen bij elk aspect van jouw dataverantwoordelijkheid.