In het verleden werden evenementen vaak geregeld via flyers, prikborden en telefoontjes. Tegenwoordig spelen moderne platforms juist de hoofdrol. Een buurtfeest, conferentie of muziekavond ontstaat tegenwoordig vaak eerst online, pas daarna in het echt. Er wordt over gesproken in een Whatsapp-groep of Facebook zodat mensen zich kunnen aanmelden. Zelfs betalingen lopen regelmatig via geïntegreerde tools op online platforms, waarmee ze vergelijkbaar zijn met online casino’s. Je hebt hierbij volgens Ties Holstege natuurlijk de keuze uit diverse opties. Houd dit dan ook in de gaten als je een vergelijking van online goksites maakt. Je wilt immers wel dat je favoriete betaalmethode beschikbaar is, zowel bij online casino’s als bij moderne platforms voor het organiseren van evenementen.
Het grote verschil met vroeger is de snelheid en transparantie. Je gebruikte in het verleden losse Excel-lijstjes, mailtjes en betaalverzoeken, maar nu komt alles samen in dezelfde omgeving. Registraties, no-shows, betalingen en communicatie zijn daardoor direct zichtbaar. Zodoende wordt het plannen van een evenement minder stressvol en ook nog eens veel efficiënter.
Data als stille mede-organisator
Moderne eventplatforms verzamelen tegenwoordig veel data die waardevol is voor organisatoren. Denk aan het aantal bezoekers, momenten waarop mensen afhaken in het aanmeldproces en welke ticketopties het meest populair zijn. Zo kun je de volgende editie beter afstemmen op je publiek. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat een andere avond beter werkt of zijn early bird tickets juist zeer succesvol.
Inmiddels is zo’n data-analyse niet meer handmatig. Veel platforms bevatten namelijk dashboards met grafieken en inzichten waar organisatoren van evenementen gebruik van kunnen maken. Hierdoor kun je sneller beslissingen nemen, bijvoorbeeld om extra promotie te doen of juist een ticketcategorie te sluiten. Je hebt er dus eigenlijk een extra teamlid bij dat alleen maar cijfers leest en advies geeft.
Community bouwen rondom een evenement
De online platforms zorgen ervoor dat het organiseren van een evenement dus praktischer wordt. Daarnaast versterken ze ook de sociale kant. Via sociale media-integratie en ingebouwde chat- of commentfuncties ontstaat er rond een event namelijk al een community voordat het plaatsvindt. Mensen delen de link, taggen vrienden, stellen vragen en reageren op berichten.
Deze functie is natuurlijk goud waard voor organisatoren. Je ziet direct welke vragen leven, welke acts of sprekers enthousiasme oproepen en waar eventuele twijfels zitten. Het evenement voelt door de groeiende betrokkenheid ook minder afstandelijk. Bezoekers worden zo onderdeel van iets dat samen wordt opgebouwd.
Betalen, tickets en toegang zonder gedoe
Moderne platforms hebben ook voor veranderingen gezorgd in hoe simpel betalingen en tickets nu zijn geworden. Hier profiteren zowel de organisatoren als de bezoekers van. Online ticketingplatforms regelen alles: van betaalmethodes tot QR-codes aan de deur. Mensen kopen hun kaartje hierdoor in een paar klikken en ontvangen het vervolgens direct in hun mail of in een app. Ze hoeven vervolgens bij binnenkomst alleen maar de QR-code op het scherm te laten scannen om toegang te krijgen. De organisator hoeft hierdoor geen lijstjes meer bij te houden. Ook is er minder kans op fouten, wat stress en irritaties voorkomt.
