Even niet bereikbaar? Dan wil je dat collega’s en klanten dat weten. Met een afwezigheidsbericht in Outlook stel je een automatisch antwoord in dat verstuurd wordt zodra iemand je mailt. Handig bij vakantie, ziekte, een cursus of verlof. Hieronder vind je 11 kant-en-klare voorbeelden die je direct kunt kopiëren, plus een stap-voor-stap uitleg om je out of office in te stellen.
Afwezigheidsbericht voorbeeld: vakantie
De meestgebruikte reden voor een automatisch antwoord. Houd het kort, vermeld wanneer je terug bent en wie er bereikbaar is bij urgente zaken.
Afwezigheidsbericht voorbeeld: ziekte
Bij ziekte weet je vaak niet precies wanneer je terug bent. Houd het daarom vaag qua datum en verwijs door naar een collega.
Afwezigheidsbericht voorbeeld: verlof
Denk aan zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof of een sabbatical. Hier is de afwezigheid meestal langer, dus een duidelijke doorverwijzing is extra belangrijk.
Afwezigheidsbericht voorbeeld: cursus of congres
Korte afwezigheid van een dag of een paar dagen? Dan is een beknopt bericht genoeg.
Afwezigheidsbericht in het Engels
Werk je in een internationale omgeving? Dan is een Engels afwezigheidsbericht handig. Hier een paar voorbeelden.
Grappig out of office bericht
Wil je opvallen met je afwezigheidsbericht? In een informele werkomgeving kan een grappige out of office prima. Gebruik dit alleen als het past bij je bedrijfscultuur.
Out of office instellen in Outlook
Nu je een goed afwezigheidsbericht hebt, moet je het nog instellen. Klik op jouw versie van Outlook hieronder voor de stappen.
- 1 Open Outlook en klik bovenin op Bestand.
- 2 Klik op Automatisch beantwoorden (Afwezig).
- 3 Selecteer Automatische antwoorden verzenden.
- 4 Vul een begin- en einddatum in zodat je out of office automatisch weer uitschakelt.
- 5 Typ je afwezigheidsbericht in het tekstveld.
- 6 Klik op OK.
- 1 Open Outlook en ga naar Extra in de menubalk.
- 2 Klik op Automatische antwoorden.
- 3 Vink Automatische antwoorden verzenden aan.
- 4 Stel eventueel een begin- en eindtijd in.
- 5 Typ je bericht en klik op OK.
- 1 Ga naar outlook.com of je zakelijke Outlook-webmail.
- 2 Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen).
- 3 Zoek op “automatisch antwoord” of ga naar E-mail → Automatische antwoorden.
- 4 Zet de schakelaar op Aan.
- 5 Vul een begin- en einddatum in.
- 6 Typ je afwezigheidsbericht en klik op Opslaan.
- 1 Open de Outlook-app.
- 2 Tik op je profielfoto linksboven.
- 3 Tik op het tandwiel (Instellingen).
- 4 Tik op je e-mailaccount.
- 5 Tik op Automatische antwoorden.
- 6 Zet de schakelaar aan, typ je bericht en sla op.
Tips voor een goed afwezigheidsbericht
-
Vermeld altijd wanneer je terug bent. De afzender wil weten wanneer hij of zij een reactie kan verwachten. Noem een concrete datum.
-
Verwijs door bij urgente zaken. Geef de naam, het e-mailadres en eventueel het telefoonnummer van een collega die bereikbaar is.
-
Houd het kort. Niemand leest een heel verhaal in een automatisch antwoord. Drie tot vijf zinnen is meer dan genoeg.
-
Stel een einddatum in. Zo schakelt je afwezigheidsbericht automatisch uit. Anders staat je out of office nog aan als je allang weer aan het werk bent.
-
Overweeg een apart bericht voor externen. In Outlook kun je een ander bericht instellen voor mensen buiten je organisatie. Zo houd je het bericht voor klanten formeler dan voor collega’s.
Samenvatting
Een afwezigheidsbericht in Outlook instellen is in een paar klikken geregeld, of je nu de desktopversie, webversie of app gebruikt. Kies een voorbeeld dat bij je situatie past, pas de details aan en activeer de afwezigheidsassistent. Vergeet niet om een einddatum in te stellen en een collega te vermelden voor dringende zaken.
